Sie können Ihren Kunden ein Angebot schicken, das Sie im weiteren Verlauf als 'Angenommen' oder 'Abgelehnt' markieren können. Sie haben auch die Möglichkeit ein E-Angebot per Email zu versenden, welches der Kunde durch klicken der entsprechenden Schaltfläche direkt in der Email annehmen oder ablehnen kann. Nachdem Ihr Kunde das Angebot angenommen hat, wird das Dokument in das 'Kundenaufträge' Menü verschoben. Ein abgelehntes Angebot können sie einfach löschen. Angebote können auf verschiedenen Sprachen ausgestellt werden.
Vor der Ausstellung einer Rechnung können Sie Ihren Kunden eine Proformarechnung zusenden. Sobald die Proformarechnung beglichen ist, können Sie die tatsächliche Rechnung mit einem einzigen Mausklick erstellen. Falls Ihr Kunde entscheidet, nicht zu zahlen, kann die Proformarechnung gelöscht werden. Proformarechnungen können auf Deutsch, Englisch, Französisch, Spanisch, Italienisch, Ungarisch Rumänisch oder Slowakisch erzeugt werden.
Sie können Lieferscheine sowohl aus Angeboten, als auch aus Proformarechnungen generieren. Wenn Ihre Lieferung empfangen wurde, können Sie Proformarechnungen oder Rechnungen mit nur einem einzigen Mausklick erstellen.
Sie können eine Rechnung erstellen, indem Sie ein angenommenes Angebot oder eine bezahlte Proformarechnung vom 'In Rechnung gestellt werden' Menü auswählen oder eine neue erstellen. Falls Sie wiederkehrende Rechnungen haben, können Sie unsere Klonen Funktion verwenden, die es Ihnen ermöglicht, eine vorhandene Rechnungskopie zu verwenden oder eine Vorlage der Rechnung zu erstellen, die Sie so oft nutzen können, wie Sie möchten. Sie können jede Rechnung an ein Projekt Ihrer Wahl zuweisen. Rechnungen können in Deutsch, Englisch, Französisch, Spanisch, Italienisch, Ungarisch Rumänisch oder Slowakisch erstellt werden.
Das ist der Ordner wo die Angebote, die von Ihren Kunden angenommen wurden, gespeichert werden. Es braucht nur einen Mausklick um eine Rechnung zu generieren. Sie können auch Anzahlungen für Kundenaufträge verlangen und Anzahlungsrechnungen direkt aus den Kundenauftrag generieren. Die Anzahlung wird in der Schlussrechnung automatisch als Negativbetrag angezeigt.
Als ersten Schritt im Einkaufsprozess können Sie Bestellungen erstellen. Nachdem der Wareneingang erfolgt ist, kann die Eingangsrechnung mit einem einzigen Klick erstellt werden. Auch aus bestehenden Kundenaufträgen können Sie problemlos Bestellungen generieren.
Neben der Handhabung Ihres Einkommens haben Sie auch die Möglichkeit, Ihre Verbindlichkeiten und Kosten zu verfolgen. Zu diesem Zweck können Sie verschiedene Kosten/ Verbindlichkeiten Typen auswählen. Kosten können an Lieferanten, Kosten- und Verbindlichkeitstypen und Projekten zugeordnet werden. Die Ausgabenstatistik informiert, welche Ausgaben- und Verbindlichkeitsypen am meisten kostet .
Zur Zeit gibt es 9 verschiedene Arten von Statistiken bei AlphaBill: Cash flow, projektbezogene Cash flow-Berichte, Forderungen und Ausgaben, Liquiditätsplanung, Kundenbewertungen, Kundendokumente, Mehrwertsteueranalyse und Bestandsstatistik. Diese Statistiken und Berichte helfen Ihnen, den Überblick über Ihre Tagesgeschäft zu behalten und unterstützen Sie in Ihren Entscheidungsprozessen.
Sie können Ihre Kundendaten eingeben und sie in Evidenz halten. Sie können folgenden Kategorien: Kundengruppe, Zahlungsart, Kunden- Rabatt zu den Grunddaten Ihrer Kunden hinzuzufügen. Sie können auch E-Mail Erinnerungen für kommende Veranstaltungen aktivieren. Es ist nicht notwendig, die Kundendaten vor der Erzeugung einer Rechnung zu speichern. Nutzen Sie einfach die 'Einmalige-Kunden' Option und füllen Sie die Felder entsprechend aus.
Sie können auch die Daten Ihrer Lieferanten eingeben. Dies kann wichtig sein, wenn Sie die Kosten / Verbindlichkeiten Funktionen und Statistiken verwenden.
Die Artikeldaten enthalten Daten wie Einheit, Artikelgruppe, Stückpreis und die Mehrwertsteuer. Das ist, wo AlphaBill den Stückpreis abfragt, wenn Sie eine neue Rechnung erstellen. Dies kann jedoch während der Rechnungsausstellung manuell geändert werden. Falls Sie das Produkt als Bestand führen wollen, aktivieren Sie bitte die 'Lagerstandsverwaltung' Funktion, wenn Sie den neuen Artikel eingeben. Nachdem dies abgeschlossen ist, behält AlphaBill den Überblick über den Artikel und verfolgt die Bestandsmenge automatisch. AlphaBill blockiert auf Wunsch Rechnungen, wenn der Lagerstand zu niedrig ist. Sie können auch eine Mindestmenge für Ihre Artikel einstellen und erhalten von AlphaBill eine Erinnerung, dass Ihr Bestand zu gering ist. Der Bestand kann bei Bestandsmangel oder -überschuss auch manuell geändert werden.
Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, alle Rechnungen ein bestimmtes Projekt betreffend zu sammeln. Wenn Sie ein neues Projekt erstellen können Sie das Start- und Enddatum, den aktuellen Status und weitere nützliche Daten auszuwählen. Alle Dokumenten können einem Projekt zugeordnet werden. Dies ermöglicht einen projektspezifischen Cash flow-Bericht und Sie können leicht den Überblick über die Finanzen Ihres Projekts behalten.
Innerhalb Ihres AlphaBill Kontos können Sie gegen eine minimale Gebühr auch mehrere Sub User mit verschiedenen Berechtigungsstufen aktivieren. Sub User können nur vom Kontoinhaber erstellt, bearbeitet oder gelöscht werden. Die Sub-Userkonten sind für die gleiche Dauer wie 'das Hauptkonto' aktiv
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